Politique de confidentialité / Privacy policy

Politique de confidentialité — Écotech énergies solutions inc.

1. Qui nous sommes

Écotech énergies solutions inc. (NEQ 1179542593), 17 rue du Sommet, Saint-Hippolyte (Québec) J8A 0E1 (« Écotech », « nous »), vend, installe, convertit et entretient des génératrices et appareils au gaz. La présente politique s’applique à notre site Web (ecotechenergies.ca) et à notre portail client (portail.ecotechenergies.ca). Elle est adoptée en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1, « LPRPSP »), notamment ses articles 3.2 et 8.2.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Pascal Villeneuve, président
Courriel : confidentialite@ecotechenergies.ca
Adresse : 17 rue du Sommet, Saint-Hippolyte (Québec) J8A 0E1

Le responsable veille au respect de la loi, approuve nos règles de gouvernance, traite les demandes d’accès et de rectification et les plaintes.

3. Renseignements recueillis

Identification et coordonnées : nom, adresse, téléphone, courriel.
Installation : adresse de l’installation, accès au site, notes de service.
Équipement : marque, modèle, numéro de série, photos de l’unité et de la plaque signalétique, historique d’entretien et de garantie.
Documents téléversés : factures d’achat ou de service (qui peuvent contenir des adresses et des montants). Nous vous demandons de masquer les numéros de carte de paiement avant le téléversement.
Compte du portail : identifiant, mot de passe (conservé sous forme chiffrée/hachée), version et date de l’avis accepté.
Données techniques : journaux de connexion (adresse IP, date et heure) nécessaires à la sécurité.
Facturation : renseignements nécessaires à la facturation et à la comptabilité.

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires aux fins ci-dessous (art. 5).

4. Fins et moyens de collecte (art. 8)

Nous recueillons ces renseignements directement auprès de vous (formulaires, portail, courriel, téléphone, visites) ou auprès d’un entrepreneur qui nous confie des travaux chez vous, aux fins suivantes :

ouvrir et gérer votre dossier et votre compte;
planifier et réaliser l’installation, la conversion et l’entretien;
traiter vos réclamations de garantie auprès du fabricant;
facturer et respecter nos obligations légales (fiscales, réglementaires, RBQ);
assurer la sécurité du portail.

Vous pouvez refuser de fournir des renseignements; nous pourrions alors ne pas être en mesure d’offrir le service visé. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps (section 10).

5. Accès à l’interne

Seuls les membres du personnel d’Écotech qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions ont accès à vos renseignements (art. 20).

6. Communication à des tiers

Nous ne vendons pas vos renseignements. Nous pouvons les communiquer, sans votre consentement lorsque la loi le permet, à :

Fournisseurs de services (hébergement Web et courriel : Rapide.net; outils de gestion et de comptabilité), en vertu d’une entente écrite qui protège vos renseignements (art. 18.3);
Partenaires qui réalisent des travaux chez vous pour Écotech, pour ce seul mandat;
Fabricants (par exemple Generac et Kohler/Rehlko), pour le traitement d’une réclamation de garantie (section 7);
Autorités lorsque la loi l’exige.

7. Communication à l’extérieur du Québec (art. 17)

Les fabricants de vos équipements sont situés aux États-Unis. Pour traiter une réclamation de garantie, nous leur communiquons seulement : nom, adresse de l’installation, modèle, numéro de série, dates d’installation et de service, et description du problème. Avant toute communication, nous avons réalisé une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et nous encadrons la communication par une entente écrite ou les conditions du programme de garantie du fabricant. Vos renseignements sont hébergés par Rapide.net, au Québec (serveurs et sauvegardes).

8. Conservation et destruction

Nous conservons vos renseignements pendant 5 ans après notre dernier service, sauf si la loi exige une durée plus longue (par exemple, les pièces fiscales et comptables, conservées 6 ans selon les lois fiscales). Ensuite, nous les détruisons ou les anonymisons de façon sécuritaire (art. 23). Si vous fermez votre compte, nous supprimons votre accès au portail; les renseignements nécessaires à nos obligations sont conservés selon ces durées.

9. Sécurité

Nous prenons des mesures raisonnables selon la sensibilité des renseignements : accès protégé par mot de passe, chiffrement des communications (HTTPS), mots de passe hachés, accès limité au personnel, sauvegardes, et ententes avec nos fournisseurs (art. 10).

10. Vos droits

Vous pouvez :

accéder à vos renseignements et en obtenir une copie (art. 27);
recevoir les renseignements informatisés que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou les faire transmettre à une personne que vous désignez (portabilité, art. 27);
faire rectifier des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques (art. 28);
retirer votre consentement ou fermer votre compte;
être informé des renseignements utilisés pour une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (nous n’en prenons pas).

Écrivez à confidentialite@ecotechenergies.ca. Nous répondons par écrit dans les 30 jours (art. 32). Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité.

11. Incidents de confidentialité (art. 3.5 à 3.8)

En cas d’incident (accès, utilisation ou communication non autorisés, perte), nous prenons des mesures pour réduire le risque de préjudice. Si l’incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées. Nous tenons un registre de tous les incidents, communiqué à la Commission sur demande.

12. Témoins (cookies) et technologies

Le portail utilise des témoins strictement nécessaires (session et sécurité de connexion). Si des outils de mesure d’audience, de publicité ou de géolocalisation sont utilisés sur notre site, ils sont désactivés par défaut et ne sont activés qu’avec votre consentement (art. 8.1 et 9.1).

13. Mineurs

Nos services s’adressent aux adultes. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements sur les personnes de moins de 14 ans; pour celles-ci, le consentement du titulaire de l’autorité parentale serait requis (art. 4.1).

14. Plaintes

Adressez toute plainte au responsable (section 2). Si vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec (www.cai.gouv.qc.ca).

15. Modifications

Nous pouvons modifier cette politique. La version en vigueur est publiée à ecotechenergies.ca/confidentialite avec sa date. Si un changement important touche le portail, nous vous en informerons et, au besoin, vous demanderons d’accepter le nouvel avis.

Date d’entrée en vigueur : 13 octobre 2026

Privacy Policy — Écotech énergies solutions inc.

In case of discrepancy, the French version prevails.

1. Who we are

Écotech énergies solutions inc. (NEQ 1179542593), 17 rue du Sommet, Saint-Hippolyte, Québec J8A 0E1 (« Écotech », « we ») sells, installs, converts and services generators and gas appliances. This policy applies to our website (ecotechenergies.ca) and our customer portal (portail.ecotechenergies.ca). It is adopted under Québec’s Act respecting the protection of personal information in the private sector (CQLR, c. P-39.1), including sections 3.2 and 8.2.

2. Person in charge of the protection of personal information

Pascal Villeneuve, President
Email: confidentialite@ecotechenergies.ca
Address: 17 rue du Sommet, Saint-Hippolyte, Québec J8A 0E1

This person ensures compliance with the Act, approves our governance rules, and handles access and correction requests and complaints.

3. Information we collect

Identification and contact: name, address, phone, email.
Installation: installation address, site access, service notes.
Equipment: brand, model, serial number, photos of the unit and rating plate, service and warranty history.
Uploaded documents: purchase or service invoices (which may contain addresses and amounts). Please hide payment card numbers before uploading.
Portal account: username, password (stored encrypted/hashed), version and date of the notice accepted.
Technical data: login logs (IP address, date and time) needed for security.
Billing: information needed for billing and accounting.

We only collect information needed for the purposes below (s. 5).

4. Purposes and means of collection (s. 8)

We collect this information directly from you (forms, portal, email, phone, site visits) or from a contractor who hires us for work at your site, in order to:

open and manage your file and account;
plan and perform installation, conversion and maintenance;
process your warranty claims with the manufacturer;
bill and meet our legal obligations (tax, regulatory, RBQ);
keep the portal secure.

You may refuse to provide information; we may then be unable to provide the related service. You may withdraw your consent at any time (section 10).

5. Internal access

Only Écotech staff who need the information to perform their duties have access to it (s. 20).

6. Disclosure to third parties

We do not sell your information. We may disclose it, without your consent where the law allows, to:

Service providers (web and email hosting: Rapide.net; management and accounting tools), under a written agreement protecting your information (s. 18.3);
Partners performing work at your site for Écotech, for that mandate only;
Manufacturers (for example Generac and Kohler/Rehlko), to process a warranty claim (section 7);
Authorities when required by law.

7. Disclosure outside Québec (s. 17)

The manufacturers of your equipment are located in the United States. To process a warranty claim, we send them only: name, installation address, model, serial number, installation and service dates, and a description of the problem. Before any such disclosure, we carried out a privacy impact assessment, and the disclosure is governed by a written agreement or the manufacturer’s warranty program terms. Your information is hosted by Rapide.net, in Quebec (servers and backups).

8. Retention and destruction

We keep your information for 5 years after our last service, unless the law requires a longer period (for example, tax and accounting records, kept 6 years under tax laws). We then destroy or anonymize it securely (s. 23). If you close your account, we remove your portal access; information needed for our obligations is kept for those periods.

9. Security

We take reasonable measures suited to the sensitivity of the information: password-protected access, encrypted communications (HTTPS), hashed passwords, staff access limits, backups, and agreements with our providers (s. 10).

10. Your rights

You may:

access your information and obtain a copy (s. 27);
receive computerized information you provided in a structured, commonly used technological format, or have it sent to a person you designate (portability, s. 27);
have inaccurate, incomplete or equivocal information corrected (s. 28);
withdraw your consent or close your account;
be informed of information used for a decision based exclusively on automated processing (we make none).

Write to confidentialite@ecotechenergies.ca. We reply in writing within 30 days (s. 32). We may ask you to confirm your identity.

11. Confidentiality incidents (ss. 3.5 to 3.8)

If an incident occurs (unauthorized access, use or disclosure, or loss), we take steps to reduce the risk of harm. If it presents a risk of serious injury, we notify the Commission d’accès à l’information and the affected persons. We keep a register of all incidents and provide it to the Commission on request.

12. Cookies and technologies

The portal uses strictly necessary cookies (session and login security). If analytics, advertising or location tools are used on our website, they are off by default and only enabled with your consent (ss. 8.1 and 9.1).

13. Minors

Our services are intended for adults. We do not knowingly collect information about persons under 14; for them, consent of the person having parental authority would be required (s. 4.1).

14. Complaints

Send any complaint to the person in charge (section 2). If you are not satisfied, you may contact the Commission d’accès à l’information du Québec (www.cai.gouv.qc.ca).

15. Changes

We may amend this policy. The current version is published at ecotechenergies.ca/confidentialite with its date. If a significant change affects the portal, we will inform you and, if needed, ask you to accept the new notice.

Effective date: October 13, 2026